Những khoản chi phí thường bị bỏ quên khi làm nội thất: Không phải phát sinh, mà là những khoản chưa được tính đến ngay từ đầu

Nhiều gia đình chuẩn bị ngân sách làm nội thất nhưng vẫn vượt dự toán vì bỏ sót những khoản chi phí quan trọng. Cùng Simie phân tích những khoản thường bị quên và cách lập kế hoạch ngân sách thực tế hơn.

Vì sao nhiều gia đình vẫn vượt ngân sách dù đã xin báo giá từ nhiều đơn vị?

Một trong những câu hỏi Simie nhận được nhiều nhất trong quá trình tư vấn là:

"Nếu tôi chốt theo báo giá này thì sau này còn phát sinh gì nữa không?"

Đây là một câu hỏi rất thực tế, bởi không ai muốn việc hoàn thiện ngôi nhà trở thành chuỗi những khoản thanh toán ngoài dự kiến.

Điều thú vị là phần lớn những khoản "phát sinh" mà khách hàng gặp phải thực chất không phải do đơn vị thi công tự ý cộng thêm, mà xuất phát từ việc ngay từ đầu hai bên chưa hình dung đầy đủ phạm vi công việc. Một báo giá nội thất luôn được xây dựng dựa trên những thông tin có tại thời điểm lập báo giá. Khi nhu cầu thay đổi, hiện trạng thay đổi hoặc có thêm những hạng mục chưa được tính đến, ngân sách cũng sẽ thay đổi theo.

Vì vậy, thay vì hỏi làm nội thất có phát sinh hay không, có lẽ câu hỏi đúng hơn là:

Mình đã tính đủ toàn bộ những khoản cần đầu tư cho ngôi nhà hay chưa?

Sai lầm đầu tiên là chỉ nhìn vào giá của hệ tủ

Khi lập ngân sách, nhiều gia đình thường tập trung gần như toàn bộ vào phần tủ bếp, tủ quần áo, giường, bàn hay kệ tivi. Đây là những hạng mục dễ nhìn thấy và cũng chiếm tỷ trọng lớn trong báo giá.

Tuy nhiên, nội thất hoàn chỉnh không chỉ bao gồm phần "thân tủ". Một hệ tủ bếp chỉ thực sự hoàn thiện khi có mặt đá, kính ốp bếp, chậu rửa, vòi rửa, phụ kiện bên trong, thiết bị bếp và hệ thống chiếu sáng. Tương tự, một tủ quần áo không chỉ là các tấm gỗ ghép lại với nhau mà còn bao gồm bản lề, ray kéo, tay nắm, phụ kiện treo đồ, chia ngăn và nhiều chi tiết hoàn thiện khác.

Nếu chỉ nhìn vào đơn giá của phần gỗ mà quên các thành phần còn lại, tổng ngân sách cuối cùng thường cao hơn đáng kể so với dự tính ban đầu.

Thiết bị và phụ kiện thường chiếm tỷ trọng lớn hơn khách hàng nghĩ

Đây là khoản chi phí bị đánh giá thấp nhất. Nhiều khách hàng dự trù rất kỹ phần tủ nhưng lại chưa quyết định máy rửa chén, lò nướng, lò vi sóng âm tủ, máy hút mùi hay bếp từ. Đến giai đoạn hoàn thiện mới bắt đầu lựa chọn thiết bị, khi đó tổng chi phí có thể tăng thêm vài chục triệu đồng.

Điều tương tự cũng xảy ra với phụ kiện.

Một bộ ray giảm chấn, bản lề chất lượng tốt hay hệ phụ kiện góc, giá nâng hạ, khay chia ngăn, giá xoong nồi… nếu nhìn riêng từng món có vẻ không lớn, nhưng khi cộng cho toàn bộ căn bếp, con số có thể thay đổi đáng kể.

Đó là lý do Simie luôn cố gắng trao đổi với khách hàng về định hướng sử dụng ngay từ giai đoạn báo giá sơ bộ, thay vì để đến khi sản xuất mới quyết định.

Thay đổi thiết kế sau khi đã chốt phương án luôn có chi phí

Đây không phải là khoản phát sinh vì đơn vị thi công muốn thu thêm. Đó là hệ quả của việc thay đổi khối lượng công việc.

Trong thực tế, việc điều chỉnh màu sắc trước khi sản xuất thường không ảnh hưởng nhiều đến ngân sách. Nhưng khi thay đổi kích thước tủ, bổ sung hộc kéo, đổi kết cấu cánh, thêm hệ lưu trữ hoặc thay đổi vật liệu sau khi hồ sơ kỹ thuật đã hoàn thành, toàn bộ quá trình triển khai phía sau cũng phải điều chỉnh theo.

Có những thay đổi rất nhỏ trên bản vẽ nhưng lại kéo theo việc đặt lại vật tư, lập lại hồ sơ sản xuất hoặc gia công lại toàn bộ chi tiết.

Đó là lý do một quy trình thiết kế chuyên nghiệp luôn có các mốc xác nhận rõ ràng trước khi chuyển sang sản xuất.

Hiện trạng công trình có thể ảnh hưởng đến chi phí

Không phải căn hộ hay ngôi nhà nào cũng giống hoàn toàn bản vẽ.

Trong quá trình khảo sát thực tế, đôi khi đơn vị thi công phát hiện những yếu tố chưa thể hiện trên hồ sơ như tường không vuông, cột kỹ thuật thay đổi kích thước, dầm thấp hơn dự kiến hoặc hệ thống điện nước cần điều chỉnh.

Những yếu tố này không phải lúc nào cũng làm tăng chi phí, nhưng chúng có thể làm thay đổi giải pháp thi công hoặc khối lượng vật liệu.

Đó cũng là lý do Simie luôn thực hiện khảo sát hiện trạng trước khi chốt hồ sơ sản xuất. Một báo giá sơ bộ giúp khách hàng hình dung ngân sách, nhưng chỉ sau khi đo đạc thực tế và thống nhất phương án cuối cùng mới có thể xác định chính xác khối lượng thi công.

Đừng quên chi phí cho những hạng mục "nhỏ"

Có một nghịch lý khá thú vị: những khoản làm ngân sách vượt kế hoạch thường không đến từ một hạng mục lớn, mà từ rất nhiều khoản nhỏ cộng lại.

Một chiếc gương toàn thân.
Một ghế bàn trang điểm.
Một bàn làm việc.
Rèm cửa.
Đèn trang trí.
Ổ cắm âm tủ.
Kệ để đồ.
Bàn đảo.
Ghế bar.

Ban đầu, mỗi món đều được xem là "để tính sau". Nhưng khi cộng lại, tổng giá trị có thể tương đương cả một hệ tủ lớn.

Đây là lý do Simie luôn khuyến khích khách hàng lập danh sách toàn bộ những gì muốn hoàn thiện trong giai đoạn đầu, kể cả khi chưa quyết định thi công ngay. Có một bức tranh tổng thể sẽ giúp việc phân bổ ngân sách hợp lý hơn rất nhiều.

Một khoản chi phí khác thường bị quên là thời gian

Chi phí không phải lúc nào cũng được tính bằng tiền.

Nếu tiến độ bị kéo dài vì phải thay đổi thiết kế nhiều lần, chọn vật liệu quá muộn hoặc mua thiết bị sau khi tủ đã sản xuất xong, gia đình có thể phải lùi ngày chuyển vào ở, kéo dài thời gian thuê nhà hoặc phát sinh thêm các chi phí sinh hoạt khác.

Đây là khoản "chi phí vô hình" nhưng ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của cả dự án.

Một kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu thường giúp tiết kiệm nhiều hơn việc cố gắng cắt giảm từng hạng mục nhỏ.

Điều quan trọng không phải là làm hết ngay, mà là lập đúng thứ tự ưu tiên

Một quan niệm khá phổ biến là nếu ngân sách chưa đủ thì phải cắt giảm chất lượng vật liệu. Trên thực tế, có một cách hiệu quả hơn.

Đó là phân chia hạng mục theo mức độ ưu tiên.

Những phần liên quan đến kết cấu và khó thay đổi sau này như tủ bếp, tủ quần áo, hệ tủ cố định hay đường điện chờ nên được đầu tư ngay từ đầu.

Trong khi đó, các món nội thất rời như ghế, bàn phụ, tranh trang trí hay một số thiết bị có thể bổ sung ở giai đoạn sau mà không ảnh hưởng đến tổng thể công trình.

Cách làm này giúp kiểm soát ngân sách tốt hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng của những hạng mục quan trọng nhất.

Trong nhiều công trình đã thực hiện, Simie nhận thấy những dự án diễn ra thuận lợi nhất không phải là những dự án có ngân sách lớn nhất.

Đó là những dự án mà ngay từ đầu, khách hàng và đội ngũ thiết kế cùng ngồi lại để xác định rõ phạm vi công việc, mức đầu tư và thứ tự ưu tiên.

Khi cả hai bên đều hiểu rõ mình đang làm gì và sẽ hoàn thiện đến đâu, gần như không còn khái niệm "chi phí bất ngờ". Có thể ngân sách vẫn thay đổi nếu khách hàng muốn bổ sung thêm hạng mục hoặc nâng cấp vật liệu, nhưng đó là những quyết định chủ động, không phải những khoản phát sinh ngoài mong muốn.

Đối với Simie, một báo giá tốt không phải là báo giá thấp nhất. Đó là báo giá giúp khách hàng nhìn thấy gần như toàn bộ bức tranh tài chính của dự án trước khi công việc bắt đầu.

Một kế hoạch tài chính tốt không có nghĩa là dự toán chính xác đến từng đồng, mà là hiểu rõ mình sẽ đầu tư vào đâu, khoản nào cần ưu tiên và khoản nào có thể thực hiện sau. Khi chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu, quá trình làm nội thất sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều và gia đình cũng có thể tập trung tận hưởng hành trình hoàn thiện ngôi nhà, thay vì liên tục lo lắng về những khoản chi ngoài dự kiến.